ব্যবস্থাপনার কার্যাবলী

ব্যবস্থাপনা মানব জীবনের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ এবং কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য অর্জনের একটি অত্যাবশ্যকীয় পন্থা। জীবন ও ব্যবসায় পরিচালনায় ব্যবস্থাপনার মৌলিক বিষয়গুলো সর্বদা চলমান। ব্যবস্থাপনা হচ্ছে পরিকল্পনা, সংগঠন, নির্দেশনা ও নিয়ন্ত্রণ এর সমষ্টি এবং সাংগঠনিক লক্ষ্যগুলি অর্জনের দক্ষ ও কার্যকরভাবে শারীরিক, আর্থিক, মানবিক এবং তথ্যসম্পদসমূহকে কাজে লাগাতে এই নীতিগুলির প্রয়োগ। একটি পূর্ণাঙ্গ জীবন এবং সংগঠন পরিচালনার জন্য ব্যবস্থাপনা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। জীবন পরিচালনার অর্থ জীবনের লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কার্যক্রমগুলি সম্পন্ন করা এবং একটি সংগঠন পরিচালনার অর্থ এর উদ্দেশ্যগুলি অর্জনের জন্য ক্রমান্নয়ে কাজগুলি সম্পন্ন করা।

ব্যবস্থাপনার প্রাথমিক কার্যবলী হচ্ছে ৫টি। নিচে ব্যবস্থাপনার প্রাথমিক কার্যাবলি চক্রাকারে উপস্থাপন করা হলঃ

১। পরিকল্পনা (Planning)

পরিকল্পনা হলো মৌলিকব্যবস্থাপকীয় কার্য যেটার অর্থ পূর্বে কোন কিছু নির্ধারণ করা সাধারনত ভবিষ্যতের অগ্রিম সিদ্ধান্ত গ্রহন করাকে পরিকল্পনা বলে। পরিকল্পনার মাধ্যমে ভবিষ্যৎ কর্মপন্থার একটি ছক করা হয় এবং সেটি কিভাবে বাস্তবায়ন করা হবে সেটি নির্ধারণ করা হয়।পরিকল্পনা বলতে কখন করা হবে, কিভাবে করা হবে এবং কাদের দ্বারা করা হবে বোঝায়। পরিকল্পনার মাধ্যমে লক্ষ্য নির্ধারণ করা হয় এবং লক্ষ্য অর্জনের জন্যবিভিন্ন কার্যাবলী সেট করা হয়। পরিকল্পনা বলতে বাস্তবিক অর্থে কোন কাজ সংঘটিত হওয়ার পূর্বেই কাজ সম্পর্কে চিন্তা ভাবনা কে বোঝায়।

পিটার ড্রাকার পরিকল্পনা সম্পর্কে বলেছেন, “The plan is to continue the current entrepreneurial decisionmaking process with the best possible knowledge of their future, to organize the necessary efforts, to execute these decisions in a managerial manner and to measure the results of these decisions against expectations through an organized and systematic process.'

পরিকল্পনার বৈশিষ্ট্যঃ

১. ব্যবস্থাপকীর কার্য-পরিকল্পনা ব্যবস্থাপনার প্রথম ও প্রধান কাজ যেটি অন্যান্য কার্যক্রম এর ভিত্তি হিসেবে কাজ করে। অর্থাৎ, সংগঠন, কমীসংস্থান, নির্দেশনা ও নিয়ন্ত্রণ কার্যাবলী পরিকল্পনা কে ঘিরে সংঘঠিত হয়।

২. লক্ষ্য কেন্দ্রিক-পরিকল্পনা সংগঠনের লক্ষ্য নির্ধারণে ফোকাস করে থাকে। পরিকল্পনা বিকল্প অপশন শনাক্ত করে এবং প্রতিষ্ঠানের জন্য যথোপযুক্ত অপশন নির্বাচন করে।

৩. সর্বত্র বিদ্যমান-পরিকল্পনা সব বিভাগ/ক্ষেত্রে বিরাজমান এবং প্রতিষ্ঠানের সমস্ত স্তরে এটির প্রয়োজন পড়ে।

৪. চলমান প্রক্রিয়া-পরিকল্পনা সাধারণত একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য যথা এক মাস, এক কোয়ার্টার বা এক বছরের জন্য তৈরি করা হয়। যখন উক্ত সময় শেষ হয়ে যায়, নতুন পরিকল্পনা তৈরি করা হয়। সুতরাং, পরিকল্পনা একটি চলমান প্রক্রিয়া।

৫. ভবিষ্যৎ কেন্দ্রিক-পরিকল্পনা ভবিষ্যৎকে কেন্দ্র করে পরিচালিত হয়। ব্যবসা প্রতিষ্ঠান যেন ভবিষ্যতে চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করতে পারে সে লক্ষ্যে পরিকল্পনা সেট করা হয়।

৬. সুতরাং, পরিকল্পনা হলো উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য নির্ধারণ এবং অর্জনের একটি যথাযথ প্রক্রিয়া।

২। সংগঠন (Organizing)

প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য সাংগঠনিক কাঠামো প্রস্তুত করা এবং উক্ত উদ্দেশ্য অর্জনের নিমিত্তে সম্পদের বন্টনকরণ | প্রক্রিয়াকে সংগঠন বলে।সাংগঠনিক কাঠামো এমন একটি ফ্রেমওয়ার্ক যাকে ঘিরে প্রচেষ্টা সমন্বিত হয়। এই কাঠামো সাধারণত সাংগঠনিক চার্ট দ্বারা প্রকাশ করা হয় যেখানে একটি প্রতিষ্ঠানের আদেশের নীতিকে চিত্ৰলেখের মাধ্যমে তুলে ধরা হয়। সংগঠন একটি প্রতিষ্ঠানের ভিতরের প্রত্যেক কর্মীর কার্যাবলী নির্ধারণ করে থাকে। একজন কর্মীর দায়িত্ব এবঙ কর্তব্য কী হবে এবং কিভাবে সেই দায়িত্ব ও কর্তব্য পালন করা হবে সেটিও সংগঠনের মাধ্যমে ঠিক করা হয়ে থাকে।

হেনরি ফেওল এর মতে,“একটি ব্যবসায়কে সংগঠিত করা হল প্রয়োজনীয় সকল উপদান অর্থাৎ-কাঁচামাল, সরঞ্জাম, মূলধান | এবং কর্মীদের সরবারহ।”

সুতরাং সংগঠন কার্যক্রমের সাথে অন্তর্ভূক্ত বিষয়গুলো হল-সংস্থার লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য প্রয়োজনীয় ক্রিয়াকলাপ নির্ধারণ, এই কর্মকান্ডগুলি যথাযথ কর্মীদের উপরঅর্পণ করা, এই কার্যক্রমগুলি সমন্বিত করা এবং সমন্বিত পদ্ধতিতে পরিচলানার জন্য প্রয়োজনীয় কর্তৃপক্ষকে দায়িত্ব অর্পণ করা ।

Haimann 45 2160, "Organizing is the process of defining and grouping the activities of the enterprise and establishing the authority relationships among them. In performing the organizing function the manager defines, departmentalizes and assigns so that they can be most effectively executed. Organization is concerned with the building, developing and maintaining of a structure of working relationship in order to accomplish the objectives of the enterprises. Organization means the determination and assignment of duties of people, and also the establishment and the maintenance of authority relationships among these grouped activities. It is the structural framework within which the various efforts are coordinated and relate to each other".

সুতরাং, সংগঠন কার্যক্রমের সাথে সম্পর্কিত বিষয় গুলো হলঃ সংগঠনের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় কার্যক্রম সনাক্তকরণ, কাজগুলি যথাযথ কর্মীদের উপর অর্পণ করা, এবং কাজগুলোর ভিতরে সমন্বয় সাধন করা।

সংগঠনের ভিতরে অন্তর্ভূক্ত বিষয় গুলো হলঃ

যে কাজগুলি সম্পাদন করা আবশ্যক সেগুলি চিহ্নিত করা এবং যখনই প্রয়োজন হয় তাদের যথাযথ শ্রেণীবিন্যাস করা।
কর্মকর্তাদের কর্তৃত্ব অর্পণ করা।
কর্তৃত্ব এবং দায়িত্বের মধ্যে একটি সম্পর্ক স্থাপন করা।
এই সকল কার্যক্রমের সমন্বয় করা।

৩। কমীসংস্থান (Staffing)

কর্মীসংস্থান হল প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তরের জন্য উপযুক্ত কর্মশক্তি নিয়োগএবং তাদেরকে প্রতিষ্ঠানে ধরে রাখা।সাধারনতকর্মীদের নিয়োগ, প্রশিক্ষণ, বিকাশ, ক্ষতিপূরণ ও মূল্যায়ন এবং যথাযথ প্রণোদনা ও প্রেরণার মাধ্যমে কর্মশক্তি বজায় রাখার প্রক্রিয়াকে কর্মীসংস্থান বলে। যেহেতু, মানবীয় উপাদান ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ | বিষয় সেহেতু, যোগ্য কর্মী নিয়োগ করাটা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। কুঞ্জ ও ওডোনেলের মতে,“ব্যবস্থাপনায় কমীসংস্থান কার্যাবলী বলতে সাংগঠনিক কাঠামো কার্যকর ভাবে নির্বাচন, মূল্যায়ন এবং কর্মীদের উন্নয়নকে বোঝায় যাতে সংগঠন কাঠামোতে কর্মীদের নির্ধারিত ভূমিকা পূরণ করা সম্ভব হয়” যেহেতু মানুষ তাদের বুদ্ধি, জ্ঞান, দক্ষতা, অভিজ্ঞতা, শারীরিক অবস্থা, বয়স এবং মনোভাবের ক্ষেত্রে ভিন্নতর হয় সেহেতু, এই উপাদানটি আরও অধিকতর গুরুত্বপূর্ণ। অতএব, ব্যবস্থাপনাকে প্রযুক্তিগত এবং পরিচালনাগত দক্ষতার পাশাপাশি কর্মীদের আর্থসামাজিক ও মানসিক বিষয়টিও অবশ্যই বুঝতে হবে।

৪। নির্দেশনা (Directing)

নির্দেশনা মূলত নেতৃত্ব, যোগাযোগ, অনুপ্রেরণা এবং তদারকির সমষ্টি। এটি কর্মীদেরকে কাঙ্ক্ষিত লক্ষ্য অর্জনের জন্য তাদের কর্মকান্ডগুলি সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতিতে সম্পাদন করতে সাহয্য করে।

"Directing is the interpersonal aspect of managing by which subordinates are led to understand and contribute effectively and efficiently to the attainment of enterprise objectives."- Newman and Warren. “Directing means moving to action and supplying simulative power to a group of person."- Koontz and O'Donnell

নির্দেশাবলী আরোপ করা এবং অধীনস্থদেরকে কার্যপ্রণালী এবং উহার পদ্ধতি সম্পর্কে সঠিক পথপ্রদর্শন করা নেতৃত্বের | অন্তর্ভূক্ত। অধস্তনদের কাছে তথ্য-উপাত্ত পৌঁছে দেওয়া এবং তাদের কাছ থেকে সঠিক প্রতিক্রিয়া পাওয়ার জন্য যোগাযোগের সকল উপায় উন্মুক্ত থাকা জরুরি। অনুপ্রেরণা খুবই গুরুত্বপূর্ণ কারণ অধিকতর অনুপ্রাণিত ব্যক্তিরা উচ্চপদস্থ ব্যক্তিদের কাছ থেকে কম দিকনির্দেশনা পাওয়া সত্ত্বেও দুর্দান্ত কর্মক্ষমতা দেখাতে সক্ষম। অধীনস্থদের তদারকি করা ধারাবাহিক অগ্রগতির দিকে সংগঠনকে পরিচালিত করে এবং উচ্চপদস্থদের নিশ্চত করে যে দিকনির্দেশনাগুলি যথাযথভাবে সম্পাদিত হচ্ছে।

৫। নিয়ন্ত্রণ (Controlling)

নিয়ন্ত্রণ সেই কার্যবলী নিয়ে গঠিত যা একটি প্রোগ্রামের পূর্ব-পরিকল্পনা থেকে বিচ্যুতি খুজে বের করা এবং রোধের জন্য | গৃহীত হয়। নিয়ন্ত্রণের কার্যক্রমগুলি মূলত-কর্মদক্ষতার মান প্রতিষ্ঠা, পরিমান এবং নির্ধারতি মানগুলির সাথে কাজের তুলনা করা এবং কোনও বিচ্যুতি সংশোধন করার জন্য প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক পদক্ষেপ গ্রহণ করার সমষ্টি। কোঞ্জ এবং ওডোনেলের মতে,“সংগঠনের কাঙ্ক্ষিত উদ্দেশ্য এবং পরিকল্পনাগুলি সঠিকভাবে সম্পাদিত হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য অধস্তনদের কার্যক্রম পরিমান ও সংশোধন করাই হচ্ছে নিয়ন্ত্রণ।”

নিয়ন্ত্রণের কার্যাবলীগুলো হচ্ছে:

ক. কর্মক্ষমতার মান প্রতিষ্ঠা।

খ. সঠিক কর্মক্ষমতার পরিমাপ।

গ. পূর্বনির্ধারিত মানের সাথে কর্মক্ষমতার পরিমাপ করা এবং বিচ্যুতি খুজে বের করা।

ঘ. সংশোধন মূলক ব্যবস্থা গ্রহন।

ব্যবস্থাপনার কার্যাবলী