গুগল শীটে ডাটা এন্ট্রি এবং সেল ফরম্যাট করার নিয়ম

 গুগল শীট একটি শক্তিশালী ও সহজে ব্যবহারের উপযোগী স্প্রেডশীট টুল যা ব্যক্তিগত এবং ব্যবসায়িক উভয় কাজে ব্যবহৃত হয়। ডেটা এন্ট্রি এবং সেল ফর্ম্যাটিং হলো গুগল শীটের দুটি প্রাথমিক কার্যক্রম যা ব্যবহারকারীদের ডেটা সঠিকভাবে উপস্থাপন ও বিশ্লেষণ করতে সহায়তা করে। এই পোস্টে, আমরা গুগল শীটে ডেটা কীভাবে এন্টার করতে হয় এবং সেলগুলিতে ফর্ম্যাটিং কীভাবে প্রয়োগ করতে হয় তা বিস্তারিতভাবে আলোচনা করব।

গুগল শীটে ডেটা এন্ট্রি করার পদ্ধতি

সাধারণ ডেটা এন্ট্রি

গুগল শীটে ডেটা এন্ট্রি খুবই সহজ। আপনি এক বা একাধিক সেলে টেক্সট, সংখ্যা, তারিখ বা অন্যান্য ডেটা টাইপ করতে পারেন।

• সাধারণ টেক্সট এন্ট্রি: যেকোনো সেলে ক্লিক করে সরাসরি টাইপ শুরু করুন। এটি সাধারণ টেক্সট, সংখ্যা বা মিশ্রিত ডেটা হতে পারে।
• একাধিক সেলে একসঙ্গে ডেটা এন্ট্রি: আপনি যদি একাধিক সেলে একই ডেটা এন্ট্রি করতে চান, তবে প্রথমে একটি সেল নির্বাচন করুন, ডেটা লিখুন, তারপর অন্যান্য সেলগুলিকে নির্বাচন করুন এবং Ctrl+Enter চাপুন।
• তারিখ এবং সময় এন্ট্রি: সেলে সরাসরি তারিখ বা সময় লিখে রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, ২৫-০৮-২০২৪ লিখলে গুগল শীট এটিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি তারিখ ফরম্যাটে রূপান্তরিত করবে।

ডেটা কপি ও পেস্ট

ডেটা কপি ও পেস্ট গুগল শীটে খুব সহজ এবং দ্রুত। আপনি অন্য কোন শীট বা এক্সেল থেকে ডেটা কপি করে গুগল শীটে পেস্ট করতে পারেন।

• ডেটা কপি করা: ডেটা কপি করতে প্রথমে ডেটার উপর ক্লিক করে Ctrl+C চাপুন।
• ডেটা পেস্ট করা: যেখানে পেস্ট করতে চান সেই সেলে ক্লিক করে Ctrl+V চাপুন।

ড্রপডাউন তালিকা তৈরি

গুগল শীটে ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করা সম্ভব, যা ডেটা এন্ট্রি দ্রুত এবং সঠিক রাখার জন্য খুবই সহায়ক।

• ড্রপডাউন তালিকা তৈরি করার পদক্ষেপ:
  1. যে সেলে ড্রপডাউন তালিকা যুক্ত করতে চান, সেই সেলটি নির্বাচন করুন।
  2. মেনু বার থেকে Data > Data validation নির্বাচন করুন।
  3. "Criteria" থেকে List of items নির্বাচন করে তালিকা লিখুন।
  4. Save ক্লিক করুন এবং আপনার ড্রপডাউন তালিকা প্রস্তুত।

গুগল শীটে সেল ফর্ম্যাটিং

টেক্সট ফর্ম্যাটিং

গুগল শীটে টেক্সট ফর্ম্যাটিং আপনাকে সেলের মধ্যে ডেটাকে আরও পাঠযোগ্য এবং আকর্ষণীয় করতে সহায়তা করে।

• ফন্ট পরিবর্তন: ফন্ট পরিবর্তন করতে, সেল বা সেলগুলো নির্বাচন করুন এবং টুলবার থেকে ফন্ট নির্বাচন করুন।
• ফন্ট সাইজ পরিবর্তন: ফন্ট সাইজ পরিবর্তন করতে, সেল নির্বাচন করে টুলবার থেকে ফন্ট সাইজ বাটনে ক্লিক করুন।
• বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন: এই ফর্ম্যাটিং অপশনগুলো টুলবারে সহজেই পাওয়া যায় এবং সেলগুলিতে প্রয়োগ করা যেতে পারে।

সেল বর্ডার এবং শেডিং

সেল বর্ডার এবং শেডিং ব্যবহার করে সেলগুলোকে আলাদা করতে এবং স্প্রেডশীটের আউটপুটকে আরও আকর্ষণীয় করতে পারেন।

• সেল বর্ডার প্রয়োগ: সেল বা সেলগুলো নির্বাচন করে টুলবার থেকে বর্ডার বাটন ক্লিক করুন।
• শেডিং প্রয়োগ: সেল নির্বাচন করে টুলবার থেকে ফিল কালার বাটন ক্লিক করুন এবং পছন্দের রং নির্বাচন করুন।

সংখ্যা ফর্ম্যাটিং

সংখ্যা ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করে আপনি সংখ্যা, মুদ্রা, শতাংশ এবং তারিখকে ভিন্ন ভিন্ন স্টাইলে প্রদর্শন করতে পারেন।

• সংখ্যা ফর্ম্যাটিং: সেল নির্বাচন করে Format > Number মেনু থেকে পছন্দের ফর্ম্যাট নির্বাচন করুন।
• মুদ্রা ফর্ম্যাট: সংখ্যাকে মুদ্রা ফর্ম্যাটে রূপান্তর করতে Currency ফর্ম্যাট নির্বাচন করুন।
• শতাংশ ফর্ম্যাট: সেলগুলিতে শতাংশ হিসেবে সংখ্যা দেখানোর জন্য Percentage ফর্ম্যাট নির্বাচন করুন।

কাস্টম ফর্ম্যাটিং

আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী সেলগুলিতে কাস্টম ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করতে পারেন।

• কাস্টম ফর্ম্যাট তৈরি: সেল নির্বাচন করে Format > Number > More formats > Custom number format এ যান এবং আপনার ফর্ম্যাট টাইপ করুন।

গুগল শীটে ডেটা এন্ট্রি ও ফর্ম্যাটিং হলো একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কাজ, যা আপনার কাজের দক্ষতা ও স্প্রেডশীটের প্রেজেন্টেশনকে উন্নত করে। ডেটা সঠিকভাবে এন্ট্রি ও ফর্ম্যাট করতে পারলে, তথ্য বিশ্লেষণ এবং প্রতিবেদন তৈরির কাজ অনেক সহজ হয়ে যায়। এই গাইড অনুসরণ করে আপনি গুগল শীটের ব্যবহার আরও সুদক্ষভাবে করতে পারবেন। আপনার অভিজ্ঞতা বা কোনো প্রশ্ন থাকলে, নিচে মন্তব্য করুন এবং অন্যদের সাথে শেয়ার করতে ভুলবেন না।

Tweet

Read More..