গুগল শীটে ফিল্টার অ্যাপ্লাই করে নির্দিষ্ট ডেটা দেখার সহজ উপায়

গুগল শীটস (Google Sheets) একটি শক্তিশালী এবং ব্যবহারবান্ধব টুল যা বিভিন্ন ধরনের ডেটা ম্যানেজমেন্ট ও বিশ্লেষণের জন্য বহুল ব্যবহৃত হয়। এর মধ্যে একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ফিচার হলো "ফিল্টার" অপশনটি, যা আপনাকে নির্দিষ্ট ডেটা সহজে এবং দ্রুততার সাথে দেখতে সাহায্য করে। যারা নিয়মিত গুগল শীটস ব্যবহার করেন, তাদের জন্য ফিল্টার অ্যাপ্লাই করা অত্যন্ত দরকারি একটি বিষয়। এই ব্লগ পোস্টে আমরা গুগল শীটে ফিল্টার অ্যাপ্লাই করার সহজ উপায়গুলো আলোচনা করবো এবং দেখাবো কিভাবে এটি আপনার কাজকে আরও কার্যকর এবং সহজ করে তুলতে পারে।

কেন গুগল শীটে ফিল্টার ব্যবহার করবেন?

প্রথমে জেনে নেওয়া যাক, কেন ফিল্টার ব্যবহার করা এত গুরুত্বপূর্ণ। গুগল শীটস ব্যবহারকারীদের জন্য ফিল্টার হলো একটি অপরিহার্য টুল, যা নির্দিষ্ট তথ্য দ্রুত সনাক্ত করতে সহায়তা করে।

• ডেটা ম্যানেজমেন্ট: বিশাল ডেটাসেট থেকে প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে বের করা সহজ হয়।
• টাইম সেভিং: সময়ের অপচয় রোধ করে দ্রুত ফলাফল প্রদর্শন করে।
• ডেটা বিশ্লেষণ: ডেটার প্রবণতা এবং প্যাটার্ন বিশ্লেষণ সহজ করে তোলে।

গুগল শীটে ফিল্টার অ্যাপ্লাই করার উপায়

গুগল শীটে ফিল্টার অ্যাপ্লাই করা খুব সহজ, তবে এটি করতে হলে কিছু ধাপ অনুসরণ করতে হয়। এখানে ধাপে ধাপে একটি ফিল্টার তৈরি ও ব্যবহার করার প্রক্রিয়া বর্ণনা করা হলো।

## গুগল শীটে ফিল্টার তৈরি ও ব্যবহার করার প্রাথমিক ধাপ

1. ডেটা নির্বাচন করুন: প্রথমে সেই ডেটা রেঞ্জটি নির্বাচন করুন যা আপনি ফিল্টার করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, একটি টেবিলের সকল কলাম এবং সারি নির্বাচন করতে পারেন।

2. ফিল্টার আইকন ক্লিক করুন: শীটের উপরের মেনুবারে “ডাটা” অপশনে ক্লিক করুন, এরপর “Create a Filter” অপশনটি নির্বাচন করুন। এই অপশনটি ক্লিক করলে ডেটার উপরে একটি ছোট ফিল্টার আইকন দেখাবে।

3. ফিল্টার অপশন নির্ধারণ করুন: এখন আপনি চাইলে নির্দিষ্ট কলামের জন্য ফিল্টার করতে পারেন। যে কোন একটি কলামের ড্রপডাউন মেনু থেকে বিভিন্ন অপশন বাছাই করতে পারবেন, যেমন- টেক্সট কনটেইন, টেক্সট ডাজ নট কনটেইন, ইকুয়াল টু, গ্রেটার দ্যান, ইত্যাদি।

4. ডেটা ফিল্টার করুন: আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী নির্দিষ্ট শর্ত বাছাই করার পর, শীটটি সেই অনুযায়ী আপডেট হয়ে যাবে এবং নির্দিষ্ট ডেটা দেখাবে।

## ফিল্টার ভিউ তৈরি ও ব্যবহার

গুগল শীটে ফিল্টার ভিউ একটি বিশেষ ফিচার যা আপনাকে একই ডেটাসেটের উপর বিভিন্ন ফিল্টার প্রয়োগ করার সুযোগ দেয়। এটি এমনকি শীটের অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কোন রকম পরিবর্তন ছাড়াই ভিন্ন ভিন্ন ফিল্টার দেখার সুযোগ দেয়।

1. ফিল্টার ভিউ তৈরি করুন: শীটে থাকা ডেটার উপর ভিত্তি করে, আপনি নতুন ফিল্টার ভিউ তৈরি করতে পারেন। “ডাটা” মেনুতে গিয়ে “Filter views” অপশন থেকে “Create new filter view” নির্বাচন করুন।

2. ফিল্টার ভিউ কাস্টমাইজ করুন: এখানে আপনি নির্দিষ্ট ফিল্টার শর্তাবলী নির্ধারণ করতে পারেন যা শুধুমাত্র আপনার দেখার জন্য থাকবে। যেমন- আপনি কেবলমাত্র একটি নির্দিষ্ট তারিখ বা একটি নির্দিষ্ট মানের ডেটা দেখতে চাইতে পারেন।

3. ফিল্টার ভিউ সেভ করুন: ফিল্টার ভিউ তৈরি ও কাস্টমাইজ করার পরে এটি সেভ করে রাখতে পারেন। যখনই প্রয়োজন হবে তখনই আপনি এই ফিল্টার ভিউটি ব্যবহার করতে পারবেন।

## শর্তযুক্ত ফিল্টার (Conditional Filtering) ব্যবহার

শর্তযুক্ত ফিল্টার ফিচারটি আরও বেশি নির্দিষ্ট ডেটা সনাক্ত করার সুযোগ দেয়। এটি বিশেষ করে বড় ডেটাসেটের জন্য কার্যকর।

1. শর্ত নির্ধারণ করুন: কোন নির্দিষ্ট শর্তে ডেটা ফিল্টার করতে চাইলে, ফিল্টার আইকনে ক্লিক করুন এবং “Filter by condition” অপশনটি নির্বাচন করুন।

2. শর্ত সেভ করুন: এখানে বিভিন্ন শর্ত যেমন- “Greater than”, “Less than”, “Text contains” ইত্যাদি ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার করতে পারেন।

## অটোমেটেড ফিল্টারিং (Automated Filtering) ব্যবহার

গুগল শীটে অটোমেটেড ফিল্টারিং একটি উদ্ভাবনী পদ্ধতি যা সময়ের অপচয় রোধ করে এবং কাজকে আরও কার্যকর করে তোলে।

1. সিলেক্ট ডেটা: যেকোন ডেটা সিলেক্ট করুন।

2. ম্যাক্রো রেকর্ড করুন: Tools -> Macros -> Record macro-তে যান।

3. ফিল্টার অপশন নির্বাচন করুন: আপনার ডেটার উপর নির্দিষ্ট শর্ত নির্ধারণ করে ফিল্টার অ্যাপ্লাই করুন।

4. ম্যাক্রো সেভ করুন: রেকর্ড শেষ হলে, ম্যাক্রোকে একটি নাম দিয়ে সেভ করুন।

5. প্রয়োজন অনুযায়ী রান করুন: পরবর্তীতে যেকোন সময় একই ফিল্টার প্রয়োগ করতে চাইলে ম্যাক্রো রান করুন।

ফিল্টার ভিউ এবং সেভ করা ফিল্টার কনফিগারেশন

একই ডেটার উপর বিভিন্ন ফিল্টার প্রয়োগ করার প্রয়োজন হতে পারে। এজন্য গুগল শীটসে ফিল্টার ভিউ এবং সেভ করা ফিল্টার কনফিগারেশন খুবই কার্যকর।

1. ফিল্টার ভিউ সেভ করা: শীটে থাকা ফিল্টার ভিউগুলো সেভ করা সম্ভব।

2. ফিল্টার ভিউ পরিবর্তন: সেভ করা ফিল্টার ভিউগুলোর মধ্যে যেকোনটি ব্যবহার করা যায়।

3. বিভিন্ন ভিউ তৈরি করুন: একাধিক ফিল্টার ভিউ তৈরি করতে পারেন, যা বিভিন্ন প্রয়োজনের জন্য উপযোগী।

ফিল্টার এবং শীট শেয়ারিং

ফিল্টার ব্যবহার করার সময়, ডেটা শেয়ার করার প্রয়োজন হলে শীট শেয়ারিং খুবই গুরুত্বপূর্ণ।

1. শেয়ারিং অপশন কনফিগার করুন: ফিল্টার প্রয়োগ করার পর, শীট শেয়ার করার জন্য “Share” বাটন ক্লিক করুন। এখানে আপনি বিভিন্ন অনুমোদন (Permission) সেট করতে পারেন।

2. শেয়ার করার সময় সতর্কতা: শেয়ার করার সময় নিশ্চিত করুন যে, প্রাপকরা প্রয়োজনীয় ফিল্টার ভিউ দেখতে পাচ্ছে এবং তারা ফিল্টারগুলি পরিবর্তন করতে পারছে কিনা।

গুগল শীটে ফিল্টার সম্পর্কিত কিছু গুরুত্বপূর্ণ টিপস

• ফিল্টার অপশন সঠিকভাবে ব্যবহার করুন: ফিল্টার অপশন সঠিকভাবে ব্যবহার করলে আপনার কাজের গতি বাড়বে।

• ডেটা নিরাপত্তা বজায় রাখুন: ফিল্টার অ্যাপ্লাই করার সময় ডেটার নিরাপত্তার বিষয়টি খেয়াল রাখুন।

• শর্তাবলী বিবেচনা করুন: শর্ত অনুযায়ী ফিল্টার ব্যবহার করলে ডেটা সঠিকভাবে দেখা সহজ হয়।

• প্র্যাকটিস করুন: নিয়মিত প্র্যাকটিস করলে ফিল্টার অপশনটি আরও দক্ষভাবে ব্যবহার করতে পারবেন।

গুগল শীটে ফিল্টার অ্যাপ্লাই করে নির্দিষ্ট ডেটা দেখার উপায়গুলি খুবই সহজ এবং কার্যকর। উপরের ধাপগুলি অনুসরণ করে আপনি সহজেই গুগল শীটের এই ফিচারটি ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনার ডেটা ম্যানেজমেন্টকে সহজ করে তুলবে এবং বিশ্লেষণের কাজকে আরও দক্ষ ও সময় সাশ্রয়ী করে তুলবে। আপনি যদি নিয়মিতভাবে গুগল শীট ব্যবহার করেন, তাহলে ফিল্টার ফিচারটি নিঃসন্দেহে আপনার কাজের গতি ও মান বৃদ্ধি করবে। এছাড়া, এটি ডেটার প্রবণতা বিশ্লেষণ এবং নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে পেতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে।

Tweet