Excel শিটে Filter অপশন ব্যবহার করার পারফেক্ট উপায় সমূহ!

ডেটা অ্যানালাইসিস এবং রিপোর্টিংয়ের ক্ষেত্রে Microsoft Excel সবচেয়ে জনপ্রিয় এবং বহুল ব্যবহৃত একটি সফটওয়্যার। বিশেষ করে অফিস, শিক্ষা, হিসাবরক্ষণ, ব্যবসা ও গবেষণায় ডেটা ম্যানেজমেন্টের জন্য এক্সেলের বিকল্প খুব কমই রয়েছে। ডেটা ফিল্টারিং হলো Excel-এর অন্যতম শক্তিশালী একটি টুল যার মাধ্যমে আপনি হাজার হাজার রো বা কলামের মধ্য থেকে নির্দিষ্ট মানদণ্ড অনুযায়ী প্রয়োজনীয় তথ্যগুলো খুব সহজেই আলাদা করে দেখতে পারেন।

এখানে শিখবেন Excel-এর Filter অপশন কীভাবে ব্যবহার করবেন, এর বিভিন্ন ধরণ, সেটআপ করার উপায়, কাস্টম ফিল্টার কীভাবে করবেন এবং এক্সপার্টদের মতো ফিল্টারিং করতে হলে কোন কৌশলগুলো অবলম্বন করতে হবে – এসব বিষয়ে পর্যায়ক্রমে বিস্তারিত আলোচনা করা হবে।

Excel Filter কী এবং কেন ব্যবহার করবেন?

Filter এর সংজ্ঞা

Excel Filter একটি ফিচার যা ব্যবহারকারীদেরকে বড় আকারের ডেটা সেট থেকে নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী তথ্য বের করে দেখতে সাহায্য করে। এটি মূলত ভিজ্যুয়াল লেভেলে কাজ করে – অর্থাৎ আপনি যে রো বা কলাম ফিল্টার করবেন, শুধুমাত্র সেই শর্তসাপেক্ষ তথ্যগুলোই দৃশ্যমান হবে।

Filter ব্যবহারের সুবিধা

অপ্রয়োজনীয় ডেটা গোপন রেখে প্রয়োজনীয় ডেটা বিশ্লেষণ করা যায়
দ্রুত কাজ সম্পন্ন করা সম্ভব
একাধিক শর্ত দিয়ে ডেটা ফিল্টার করা যায়
কাস্টম ভিউ তৈরি করে নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীর জন্য তথ্য আলাদা করে দেখানো যায়
ভিজ্যুয়ালভাবে তুলনামূলক ডেটা বিশ্লেষণ করা সহজ হয়

Excel Filter চালু করার পদ্ধতি

Step 1: ডেটা নির্বাচন করুন

প্রথমে যেই ডেটা আপনি ফিল্টার করতে চান, সেই টেবিল বা ডেটাসেট নির্বাচন করুন। নিশ্চিত করুন যে, প্রতিটি কলামের একটি করে হেডার আছে।

Step 2: Filter অপশন অ্যাক্টিভ করুন

Excel মেনুবারে যান
"Home" অথবা "Data" ট্যাব সিলেক্ট করুন
“Sort & Filter” গ্রুপ থেকে “Filter” বাটনে ক্লিক করুন

একবার Filter চালু হলে, প্রতিটি হেডার সেলে একটি ছোট ড্রপডাউন অ্যারো দেখা যাবে।

বেসিক ফিল্টার ব্যবহার করার নিয়ম

টেক্সট ডেটা ফিল্টার করা

যদি আপনার ডেটাসেটে টেক্সট থাকে, তাহলে নিচের অপশনগুলো ব্যবহার করতে পারবেন:

নির্দিষ্ট টেক্সট নির্বাচন করে ফিল্টার
“Text Filters” এ ক্লিক করে “Contains”, “Does Not Contain”, “Begins With”, “Ends With” ইত্যাদি কন্ডিশন প্রয়োগ করা

উদাহরণ: আপনি “Customer Name” কলামে শুধুমাত্র “Rahman” নাম থাকা রো দেখতে চাইলে –
“Text Filters > Contains > Rahman” নির্বাচন করুন।

সংখ্যা ফিল্টার করা

সংখ্যার ক্ষেত্রে নিচের কন্ডিশনগুলো প্রযোজ্য:

Equals
Greater Than
Less Than
Between
Top 10

উদাহরণ: আপনি “Sales” কলামে যেসব ভ্যালু ১০০০-এর উপরে, তা দেখতে চাইলে –
“Number Filters > Greater Than > 1000” ব্যবহার করুন।

তারিখ ফিল্টার করা

তারিখের ডেটা ফিল্টার করতে পারবেন নিচেরভাবে:

একটি নির্দিষ্ট তারিখ
মাস বা বছর অনুযায়ী
Before / After / Between কন্ডিশনের মাধ্যমে

কাস্টম ফিল্টার ব্যবহারের টিপস

১. Multiple Criteria ফিল্টার

একাধিক শর্ত প্রয়োগ করতে চাইলে, “Custom Filter” ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ:

আপনি এমন ডেটা চান যেটি ১০০০-এর বেশি কিন্তু ৫০০০-এর কম:

Number Filters > Between > 1000 and 5000

২. একাধিক কলামে ফিল্টার

Excel আপনাকে একাধিক কলামে একই সঙ্গে ফিল্টার করার সুবিধা দেয়। উদাহরণস্বরূপ:

প্রথমে "Region" কলাম থেকে “Dhaka” ফিল্টার করুন
এরপর "Sales" কলাম থেকে ৫০০০-এর বেশি ভ্যালু ফিল্টার করুন

এতে করে আপনি শুধু ঢাকা অঞ্চলের যাদের বিক্রি ৫০০০-এর বেশি, সেই রোগুলো দেখতে পারবেন।

Advanced Filter ব্যবহার

Advanced Filter কী?

Advanced Filter সাধারণ ফিল্টারের চেয়ে একটু ভিন্ন। এটি আপনাকে ফিল্টার রেজাল্ট অন্য একটি সেলে কপি করে রাখার সুযোগ দেয়, এবং এতে কন্ডিশন রেঞ্জও আলাদা করে নির্ধারণ করা যায়।

Advanced Filter চালু করার পদ্ধতি:

“Data” মেনুতে যান
“Advanced” বাটনে ক্লিক করুন
Criteria Range, List Range ও Copy To Range নির্ধারণ করুন
OK চাপুন

Excel Filter Shortcut এবং Keyboard Tricks

Ctrl + Shift + L: দ্রুত ফিল্টার চালু/বন্ধ করতে
Alt + ↓ (Arrow Down): ড্রপডাউন ফিল্টার মেনু খুলতে
Tab / Arrow Key: অপশন বেছে নিতে
Enter: ফিল্টার অ্যাপ্লাই করতে

Excel Filter ব্যবহার করে ডেটা বিশ্লেষণের কৌশল

১. Pivot Table এর আগে ফিল্টার

Pivot Table তৈরি করার আগে আপনি ডেটা ফিল্টার করে যদি নির্দিষ্ট ডেটা নির্বাচন করেন, তাহলে পিভট রেজাল্ট আরও প্রাসঙ্গিক হয়।

২. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর সঙ্গে ফিল্টার

আপনি যদি ডেটা হাইলাইট করার জন্য কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করেন, এবং তারপর সেই রো ফিল্টার করেন, তাহলে আরও ভালো বিশ্লেষণ সম্ভব।

Filter অপশন ব্যবহারের সময় সচেতনতা

ডেটার মধ্যে খালি সেল থাকলে ফিল্টার কাজ নাও করতে পারে
হেডার ভুল বা না থাকলে ফিল্টার প্রপারলি কাজ করবে না
এক্সেলে Manual Sort এবং Filter একসাথে ব্যবহারে সাবধান থাকতে হবে

Excel Filter দিয়ে Report তৈরির সহজ কৌশল

সঠিক হেডার তৈরি করুন
ডেটা ক্লিন রাখুন (খালি সেল না রাখাই ভালো)
প্রথমে সাধারণ ফিল্টার ব্যবহার করে রেজাল্ট ছোট করুন
তারপর কাস্টম ফিল্টার বা কন্ডিশনাল ফিল্টার ব্যবহার করুন
প্রয়োজনে কপি করে অন্য শিটে ডেটা নিয়ে গিয়ে পিভট টেবিল বানান

Excel Filter এর সীমাবদ্ধতা

খুব বড় ডেটাসেটে ফিল্টার ধীর হতে পারে
এক্সেলে ফিল্টার শুধুমাত্র ভিজ্যুয়াল; ফিল্টার রিমুভ করলে সব ডেটা আবার দেখা যায়
Dynamic ফিল্টারিংয়ের জন্য বেশি শক্তিশালী ফিচার (যেমন Power Query) প্রয়োজন হতে পারে

Filter এর বিকল্প ও উন্নত প্রযুক্তি

Power Query: অনেক জটিল ডেটা ট্রান্সফর্ম ও ফিল্টার করতে সক্ষম
VBA Macro: স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিল্টার চালু বা পরিবর্তন করার জন্য
Slicers and Timeline (Pivot Table-এর জন্য): ইন্টার‌্যাকটিভ ফিল্টারিং অপশন

Excel Filter শেখার জন্য অনলাইন রিসোর্স

Microsoft Excel Official Documentation
YouTube Channels যেমন: ExcelIsFun, Leila Gharani, MyOnlineTrainingHub
কোর্স প্ল্যাটফর্ম: Coursera, Udemy, LinkedIn Learning

Excel Filter একটি অত্যন্ত শক্তিশালী টুল, যা ডেটা ম্যানেজমেন্ট এবং অ্যানালাইসিসকে সহজ করে তোলে। আপনি যদি নিয়মিত Excel ব্যবহার করেন, তাহলে ফিল্টারিং টেকনিকগুলো ভালভাবে রপ্ত করা অত্যাবশ্যক। বেসিক থেকে শুরু করে অ্যাডভান্সড ফিল্টার এবং কাস্টম কন্ডিশন প্রয়োগের মাধ্যমে আপনি খুব সহজেই আপনার রিপোর্টিং এবং ডেটা অ্যানালাইসিস দক্ষতা অনেক গুণ বাড়িয়ে তুলতে পারবেন।

এখানে আলোচিত প্রতিটি পদ্ধতি অনুশীলনের মাধ্যমে বাস্তবে প্রয়োগ করলেই আপনি Excel Filter অপশন ব্যবহার করার পারফেক্ট দক্ষতা অর্জন করতে পারবেন।

Excel শিটে Filter অপশন ব্যবহার করার পারফেক্ট উপায় সমূহ!