তথ্য ব্যবস্থা কি

তথ্য ব্যবস্থা কি

ব্যবস্থাপনার মৌলিক কার্যাবলি, যথা- পরিকল্পনা, সংগঠিতকরণ, নেতৃত্বদান ও নিয়ন্ত্রণ-এর সাফল্য বহুলাংশে নির্ভর করে তথ্যের সাবলীল প্রবাহের ওপর- সেসব তথ্য থেকে জানা যায় প্রতিষ্ঠানের ভেতর কী ঘটছে এবং বাইরের জাগতে কী হচ্ছে। একমাত্র সঠিক ও সময়োচিত তথ্যের ভিত্তিতেই ব্যবস্থাপকরা তাদের প্রণীত লক্ষ্যমালা ও পরিকল্পনা বাসত্মবায়নের অগ্রগতি মনিটর করতে পারেন। ‘তথ্য ব্যবস্থা’ (information systems) ব্যবসায়ের বিভিন্ন দিক নিয়ন্ত্রণে ব্যবস্থাপককে সাহায্য করে। কম্পিউটারভিত্তিক তথ্য ব্যবস্থা ব্যবসায়ের দৈননিদন কার্যক্রম নিয়ন্ত্রণ ও পরিকল্পনা প্রণয়নের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করে। ব্যবস্থাপনার সকল কাজে ব্যবহারের উপযোগী তথ্য ব্যবস্থাকে ‘ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম’ (Management Information Systems), সংক্ষেপে MIS বলা হয়। পরিকল্পনা প্রণয়ন, সিদ্ধামত্ম গ্রহণ ও নিয়ন্ত্রণের জন্য MIS দিনকে দিন অপরিহার্য হয়ে পড়ছে। প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে তথ্য ব্যবস্থার গুরুত্বের প্রেক্ষিতে ব্যবস্থাপকের জন্য এখন MIS-এর ডিজাইন, বাসত্মবায়ন ও ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে পরিষ্কার জ্ঞান রাখা অপরিহার্য। Kenneth C. Loudon এবং Jane P. Laudon-এর মতে, “An information system can be defined technically as a set of interrelated components that collect (for retrieve), process, store, and distribute information to support decision making and control in an organization.” তথ্য ব্যবস্থা নতুন কিছু নয়। কম্পিউটার অটোমেশনের আগে ব্যবসায়ীরা সনাতন পদ্ধতিতে কোম্পানির জন্য তথ্য সংগ্রহ, সংরক্ষণ এবং আপডেট করত। বর্তমানে অবস্থার পরিবর্তন ঘটার সাথে সাথে তথ্য ব্যবস্থার উন্নয়ন ঘটেছে। পিটার নরটন (Perter Norton)- এর ভাষায়, “An information systems is a set of rules and procedures for delivering timely and accurate information to the people in an organization.” বিভিন্ন ব্যক্তির বিভিন্ন ধরনের তথ্যের চাহিদা রয়েছে। তার তথ্যের চাহিদা নির্ভর করে তার কাজের ধরনের ওপর। তথ্যের নিয়মনীতি বলতে বোঝায়- কী তথ্য কাকে দেওয়া উচিত, কখন দেওয়া উচিত এবং কী ফরম্যাটে দেওয়া উচিত।

তথ্য ব্যবস্থার কাজটি হাতেকলমে করলে সময়ের অপচয় ঘটে। এ কথাটি ছোটো কোম্পানির ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। ধরা যাক, আপনি একটা ফুলের দোকানের ২০০ ক্লায়েনেটর তালিকা ব্যবস্থাপনার দায়িতব নিয়েছেন। এখন আপনি যদি হাতেকলমে তালিকা তৈরি করতে যান তাহলে আপনাকে ২০০টি ইনডেক্স কার্ড কিনতে হবে এবং প্রতিটি ক্লায়েনেটর নাম, ঠিকানা এবং পছন্দের ফুলের নাম লিখতে হবে। যখন এ কাজটি শেষ হবে তখন বর্ণমালা অনুযায়ী আপনাকে কার্ডগুলো সাজাতে বা ভাগ করতে হবে।

এ প্রাথমিক পর্বটি খুব একটা ঝামেলাপূর্ণ নয়। কিন্তু বিপদটি ঘটবে পরের পর্বে। দোকানের মালিককে সময়মত সঠিক তথ্য দিতে হলে আপনাকে প্রতিনিয়ত আপডেটেড থাকতে হবে। যেমন- ক্লায়েন্ট হয়তো তার ঠিকানা পরিবর্তন করেছে, আরেকজন হয়তো তার নাম পরিবর্তন করেছে। নতুন ক্লায়েন্টেও যোগ হতে পারে, হতে পারে তার ‘পছন্দের’ পরিবর্তন। খুব তাড়াতাড়ি দেখা যাবে পূর্বের তথ্যগুলো পুরানো হয়ে গেছে। আপনাকে ঐ কার্ডগুলো খুঁজে বের করতে হবে, নতুন আরেকটি কার্ড তৈরি করতে হবে এবং আবার ঐগুলোকে সাজাতে হবে। নির্দিষ্ট ফুলের অর্ডার কী পরিমাণ দিতে হবে তা বের করতে হলে আপনাকে ঐ ২০০টি কার্ডের ওপর ঝাপিয়ে পড়তে হবে প্রতিদিন, হিসাব করতে হবে কতজন ক্লায়েন্ট ঐ নির্দিষ্ট ফুল পেতে আগ্রহী।

এবার অন্য একটি চিত্র কল্পনা করম্নন। দোকানের মালিক একটা কম্পিউটার কেনার জন্য বিনিয়োগে সম্মত হলেন। প্রতিটি ক্লায়েনেটর জন্য আপনি প্রয়োজনীয় তথ্য ইনপুট দিলেন; যেমন- ক্লায়েনেটর নাম, ঠিকানা, পছন্দের ফুল ইত্যাদি। যখন ক্লায়েন্ট ফুলের জন্য আপনাকে ফোন করল, আপনি সাথে সাথে ক্লায়েনেটর তথ্য ভান্ডার থেকে বলে দিতে পারছেন গত বছর তার মা-বাবার বিবাহ বার্ষিকীতে কী ফুল পাঠিয়ে ছিলেন অথবা খুলনায় বসবাসরত তার ছোটো বোন কী ফুল পছন্দ করে।

প্রতি সপ্তাহে আপনি রিপোর্ট দেখে জানতে পারবেন কোন ফুল সবচেয়ে বেশি বিক্রয় হয়েছে নির্দিষ্ট সপ্তাহে। সেই সাথে আপনি সিদ্ধামত্ম নিতে পারছেন কোন ফুল কী পরিমাণ ক্রয় করতে হবে। এ তথ্যগুলো ঠিক রাখতে হবে প্রতি মাসে যোগানের পর্যাপ্ততা ঠিক রাখার জন্য। এসবই সম্ভব, কারণ আপনার কাছে আছে পর্যাপ্ত তথ্য। আপনার এ উন্নত সেবার কারণে আপনার ক্লায়েন্ট বাড়বে এবং দোকানের শাখাও বাড়বে। আপনার ছোটো ব্যবসায়টি ধীরে ধীরে বড় হতে থাকবে। দোকানের অন্য শাখায় অন্য কর্মীরা যখন প্রয়োজনীয় তথ্য ইনপুট করবে আপনি আপনার প্রধান কার্যালয়ে বসেই সময়মত তা জানতে পারবেন। যার ফলে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী বছরের বিভিন্ন সময় আপনি ফুলের পছন্দের trend analysis করতে পারছেন। এর পাশাপাশি আপনার এ সিস্টেম সেটআপের মাধ্যমে ডাটাবেজ থেকে আপনি জানতে পারছেন কী পরিমাণ ফুল স্টকে আছে এবং কোন শাখায় কী পরিমাণ যোগানের প্রয়োজন রয়েছে।

Tweet

Read More..