প্রতিবেদন কি

প্রতিবেদনের সংজ্ঞা (Definition of Report)

প্রতিবেদন শব্দটি দ্বারা কোন বিষয় বা ঘটনা সম্পর্কে বর্ণনা বা বিবরণীকে বুঝায়। এক কথায় একজন প্রতিবেদকের কার্যাবলিই হল প্রতিবেদন। প্রতিবেদকের কাজ হল কোন একটি ঘটনা বা বিষয়বস্তু সম্পর্কে অনুসন্ধান করে উক্ত ঘটনা সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য, উপাত্ত, খবরা-খবর, সিদ্ধান্ত ও ফলাফল নির্ণয় করা। এই কাজগুলো যথাযথভাবে সম্পাদনপূর্বক কোন বিভাগ বা কর্তৃপক্ষের নিকট উপস্থাপনের উদ্দেশ্যে একজন প্রতিবেদক বিশেষ কৌশলে যে বিবৃতি বা বিবরণী প্রস্তুত করেন তাকে প্রতিবেদন বলা হয়। ব্যবসায় প্রতিষ্ঠান বা কারবার সংক্রান্ত কোন ঘটনা বা বিষয়বস্তুর উপর ভিত্তি করে রচিত কোন প্রতিবেদনকে ব্যবসায় প্রতিবেদন (Business Report) বলা হয়। প্রতিবেদন হলো একটি বিশেষ মাধ্যম বা কলা- কৌশল, যা কোন ঘটনা বা বিষয়বস্তু সম্পর্কে অনুসন্ধান করে প্রাপ্ত তথ্য ও উপাত্তগুলো পরীক্ষণ, বিশ্লেষণ ও পর্যালোচনাপূর্বক লিখিত একটি দলিল বা বিবরণী।

প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য

Objectives of Report

১. একটি ঘটনার মধ্যে কোন কোন বিষয়গুলো জড়িত আছে, সে সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট সকলকে অবহিত করা;

২. কোন একটি ঘটনা বা বিষয় সম্পর্কে সঠিক, বস্তুনিষ্ঠ, নির্ভুল ও নিরপেক্ষ বক্তব্য উপস্থাপন করা;

৩. কোন একটি বিষয় সম্পর্কে সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে সহায়তা করা;

৪. ব্যবস্থাপকীয় কাজ যেমন: পরিকল্পনা প্রণয়ন, সংগঠন, নিয়ন্ত্রণ ও সমন্বয়সাধন ইত্যাদি সহজসাধ্য ও সফলভাবে সম্পাদনে সহায়তা করা;

৫. কোন জটিল ও ঝামেলাযুক্ত বিষয়কে সহজ-সরল ভাবে তথ্য, উপাত্ত, ব্যাখ্যা-বিশ্লেষণের মাধ্যমে উপস্থাপন করা ; ৬. অতীত কোন ঘটনার ফলাফলকে স্থায়ী দলিল হিসেবে সংরক্ষণ করা ;

৭. প্রতিষ্ঠানের পরিচালক ও ব্যবস্থাপকদের সাথে অধীনস্থদের যোগাযোগ ও সুসম্পর্ক স্থাপনপূর্বক সকল কাজে গতিশীলতা আনায়ন করা;

৮. কোন একটি বিষয়ে সংশ্লিষ্ট সকল পক্ষের মতামত গ্রহণ ও মূল্যায়ন করা;

৯. সভার আলোচ্য সূচি, আলোচনার সিদ্ধান্ত ও সদস্যদের উপস্থিতি ইত্যাদি বিষয় সংশ্লিষ্টদের মাঝে প্রচার করা এবং ১০. বর্তমানে কোন একটি ঘটনার পরিপ্রেক্ষিতে, ভবিষ্যতে কি কি করণীয় - সে সম্পর্কে সুপারিশ প্রদান করা।

প্রতিবেদনের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা

Importance and Necessity of Report

ব্যবসায়িক কার্যক্রমের জটিলতা নিরসনের নিমিত্তে, যাবতীয় কার্যাবলীগুলোকে সহজতর এবং গতিশীল করার ক্ষেত্রে প্রতিবেদনের গুরুত্ব অপরিসীম। নিম্নে বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে প্রতিবেদনের গুরুত্ব ও প্রয়োজনীয়তা উল্লেখ করা হল :

১. ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের পদস্থ কর্মকর্তাদেরকে প্রতিদিন বিভিন্ন প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে হয়। এসব সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য নানা রকম তথ্য, উপাত্ত, মতামত ও সুপারিশের প্রয়োজন হয়। প্রতিবেদন সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদেরকে এসব তথ্য, উপাত্ত, মতামত ও সুপারিশ সরবরাহ করে সিদ্ধান্ত গ্রহণে ভূমিকা পালন করে।

২. প্রতিবেদন একজন ব্যবস্থাপকের কার্যাবলিসমূহকে সহজভাবে সম্পাদনে সহায়তা করে । ব্যবস্থাপক প্রতিষ্ঠানে নানা রকম কার্যাবলি সম্পাদন করে থাকে, যেমন- পরিকল্পনা প্রণয়ন, সংগঠন, নিদের্শনা, নিয়ন্ত্রণ, সমন্বয়সাধন, প্রেষণা ইত্যাদি। প্রতিবেদন ব্যবস্থাপকগণকে বিভিন্ন প্রকারের খবরাখবর, তথ্য, উপাত্ত সরবরাহ করে উল্লিখিত ব্যবস্থাপনীয় কাজগুলো সহজভাবে সম্পাদনে সহায়তা করে ।

৩. ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের ব্যস্থাপনার স্তর ৩টি। যেমন : উচ্চস্তর ব্যবস্থাপনা (Top level management), মধ্যস্তর ব্যবস্থাপনা (Mid-level management) এবং নিম্নস্তর ব্যবস্থাপনা (Lower level management)। ব্যবস্থাপনার কার্যাবলিগুলো সহজ ও যথাযথভাবে সম্পাদনের জন্য একস্তরের সাথে অন্য স্তরের ব্যবস্থাপকদের মধ্যে সমন্বয় ও যোগাযোগ একান্ত প্রয়োজন। এ সমন্বয় ও যোগাযোগ স্থাপনের ক্ষেত্রে প্রতিবেদন গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে ।

৪. একটি ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগ ও শাখা থাকে। প্রতিটি বিভাগ বা শাখার কার্যাবলির মধ্যে সমন্বয় সাধনের ক্ষেত্রে প্রতিবেদন গুরুত্বপূর্ণ ভুমিকা পালন করে ।

৫. বৃহদায়তন কারবার প্রতিষ্ঠানে অসংখ্য প্রশাসনিক স্তর থাকে। তাই এক স্তরের সাথে অন্য স্তরের সরাসরি যোগাযোগ স্থাপন সম্ভব হয়ে উঠেনা। এক্ষেত্রে উচ্চস্তরের কর্মকর্তাগণ খরচের বিভিন্ন খাত এবং পরিমাণ কত হবে তা নিম্নস্তরের কর্মীদেরকে প্রতিবেদন আকারে ঠিক করে দেন। এর ফলে প্রতিষ্ঠানের পরিচালনা ব্যয়গুলো নিয়ন্ত্রণের মধ্যে থাকে।

৬. ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের জটিল ও ঝামেলাযুক্ত বিষয়গুলোর ব্যাখ্যা ও বিশ্লেষণের ক্ষেত্রে প্রতিবেদন গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।

৭. প্রতিবেদন প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে অতীব গুরুত্বপূর্ণ ঘটনাগুলোর পুনঃপ্রকাশ করে থাকে ।

৮. কোন ঘটনা বা বিষয় সম্পর্কে সংশ্লিষ্ট পক্ষের মতামত সংগ্রহ করতে প্রতিবেদন সহায়তা করে।

৯. কোন প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ হিসাবপত্র এবং সিদ্ধান্তের কার্যবিবরণী প্রতিবেদনের সাহায্যে স্থায়ী দলিল হিসেবে সংরক্ষণ করা হয়।

১০. অনেক প্রতিবেদন ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের প্রচার মাধ্যম হিসেবে কাজ করে, প্রতিষ্ঠানের সুনাম ও পরিচিতি বৃদ্ধিতে সহায়তা করে।

প্রতিবেদন কি