Gmail-এ ইমেইল শিডিউল করার নিয়ম

Gmail-এ ইমেইল শিডিউল করার নিয়ম

Gmail-এর ইমেইল শিডিউল করার ফিচারটি ব্যবহার করে আপনি নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল পাঠাতে পারেন, যা আপনার যোগাযোগ ব্যবস্থাকে আরও কার্যকর করে তোলে। এই ফিচারটি আপনাকে ইমেইল রচনা করে সেটিকে ভবিষ্যতের নির্দিষ্ট তারিখ ও সময়ে পাঠানোর সুযোগ দেয়। এটি বিশেষ করে তখন উপযোগী যখন আপনি ভিন্ন টাইম জোনে থাকা ব্যক্তিদের সাথে যোগাযোগ করছেন বা অফিস সময়ের বাইরে কাজ করছেন।

ডেস্কটপে Gmail-এ ইমেইল শিডিউল করার পদ্ধতি

1. Gmail অ্যাকাউন্টে লগইন করুন: আপনার ওয়েব ব্রাউজারে Gmail খুলে আপনার অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন।

2. ইমেইল রচনা করুন: বাম দিকে উপরের কোণে "Compose" বোতামে ক্লিক করে নতুন ইমেইল লিখুন।

3. শিডিউল সেন্ড অপশন নির্বাচন করুন: "Send" বোতামের ডান পাশে থাকা ড্রপডাউন তীরে ক্লিক করুন এবং "Schedule send" নির্বাচন করুন।

4. তারিখ ও সময় নির্ধারণ করুন: Gmail কিছু প্রস্তাবিত সময় দেখাবে, যেমন "Tomorrow morning" বা "Monday morning"। আপনি "Pick date & time" অপশনে ক্লিক করে নিজে নির্দিষ্ট তারিখ ও সময় সেট করতে পারেন।

5. শিডিউল নিশ্চিত করুন: পছন্দের তারিখ ও সময় নির্বাচন করার পর, "Schedule send" বোতামে ক্লিক করে ইমেইল শিডিউল করুন।

মোবাইল অ্যাপে Gmail-এ ইমেইল শিডিউল করার পদ্ধতি

1. Gmail অ্যাপ খুলুন: আপনার অ্যান্ড্রয়েড বা iOS ডিভাইসে Gmail অ্যাপ চালু করুন।

2. ইমেইল রচনা করুন: ডানদিকে নিচের কোণে থাকা "Compose" বোতামে ট্যাপ করে নতুন ইমেইল লিখুন।

3. শিডিউল সেন্ড অপশন নির্বাচন করুন: ইমেইল লেখার পর, উপরের ডান কোণে থাকা তিনটি ডট আইকনে ট্যাপ করুন এবং "Schedule send" নির্বাচন করুন।

4. তারিখ ও সময় নির্ধারণ করুন: Gmail কিছু প্রস্তাবিত সময় দেখাবে। আপনি "Pick date & time" অপশনে ট্যাপ করে নিজে নির্দিষ্ট তারিখ ও সময় সেট করতে পারেন।

5. শিডিউল নিশ্চিত করুন: পছন্দের তারিখ ও সময় নির্বাচন করার পর, "Schedule send" বোতামে ট্যাপ করে ইমেইল শিডিউল করুন।

শিডিউল করা ইমেইল দেখার ও সম্পাদনা করার পদ্ধতি

1. শিডিউল করা ইমেইল দেখুন: Gmail-এর বাম মেনুতে "Scheduled" লেবেলে ক্লিক করে শিডিউল করা ইমেইলগুলোর তালিকা দেখুন।

2. ইমেইল সম্পাদনা করুন: যদি কোনো ইমেইল সম্পাদনা করতে চান, তাহলে সংশ্লিষ্ট ইমেইলে ক্লিক করে "Cancel send" বোতামে ক্লিক করুন। এটি ইমেইলটিকে ড্রাফটে ফিরিয়ে দেবে, যেখানে আপনি পরিবর্তন করে পুনরায় শিডিউল করতে পারেন।

শিডিউল করা ইমেইল বাতিল করার পদ্ধতি

1. শিডিউল করা ইমেইল খুলুন: "Scheduled" লেবেলে গিয়ে সংশ্লিষ্ট ইমেইল খুলুন।

2. শিডিউল বাতিল করুন: "Cancel send" বোতামে ক্লিক করে ইমেইলটি বাতিল করুন। এটি ড্রাফটসে সংরক্ষিত হবে, এবং আপনি ইচ্ছা করলে মুছে ফেলতে পারেন।

শিডিউল ফিচারের সীমাবদ্ধতা ও বিকল্প সমাধান

• সীমাবদ্ধতা: Gmail-এ সর্বোচ্চ ১০০টি ইমেইল শিডিউল করা যায়।

• বিকল্প সমাধান: বৃহৎ পরিসরে ইমেইল শিডিউল করার জন্য Boomerang বা Mixmax এর মতো থার্ড-পার্টি টুল ব্যবহার করতে পারেন, যা ইমেইল ট্র্যাকিং ও ফলো-আপের সুবিধা প্রদান করে।

ইমেইল শিডিউল করার সুবিধা

• সময় ব্যবস্থাপনা: ভবিষ্যতের নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল পাঠিয়ে কাজের চাপ কমানো যায়।

• টাইম জোন বিবেচনা: বিভিন্ন টাইম জোনে থাকা ব্যক্তিদের সাথে সঠিক সময়ে যোগাযোগ করা সম্ভব হয়।

• পেশাদারিত্ব: অফিস সময়ের বাইরে ইমেইল পাঠানোর প্রয়োজন হলে এটি পেশাদারিত্ব বজায় রাখতে সহায়তা করে।

ইমেইল শিডিউল করার সময় সতর্কতা

• ইমেইল বিষয়বস্তু পুনরায় যাচাই করুন: শিডিউল করার আগে ইমেইলের বিষয়বস্তু ও প্রাপক ঠিক আছে কিনা নিশ্চিত করুন।

• শিডিউল তালিকা পর্যবেক্ষণ করুন: নিয়মিতভাবে "Scheduled" লেবেল চেক করে নিশ্চিত করুন যে সব ইমেইল সঠিকভাবে শিডিউল হয়েছে।

• গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল সময়মতো পাঠানো নিশ্চিত করুন: গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলোর শিডিউল সময় সঠিকভাবে নির্ধারণ করুন যাতে প্রাপক সময়মতো সেগুলো পায়।

Tweet

Read More..