মাইক্রোসফট এক্সেল -এ দুই কলামের ডেটা মেলাবেন যেভাবে

মাইক্রোসফট এক্সেল -এ দুই কলামের ডেটা মেলাবেন যেভাবে

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল হলো একটি শক্তিশালী স্প্রেডশীট প্রোগ্রাম, যা ডেটা বিশ্লেষণ, সংগঠন এবং উপস্থাপনার জন্য ব্যবহৃত হয়। অনেক সময় আমাদের প্রয়োজন হয় দুটি কলামের ডেটা একত্রিত করে একটি নতুন কলামে প্রদর্শন করার। উদাহরণস্বরূপ, প্রথম কলামে যদি প্রথম নাম এবং দ্বিতীয় কলামে শেষ নাম থাকে, তাহলে আমরা চাইতে পারি একটি নতুন কলামে পুরো নাম প্রদর্শন করতে। এই প্রক্রিয়াটি এক্সেলে বিভিন্ন উপায়ে সম্পন্ন করা যায়, যেমন ফর্মুলা, ফাংশন, ফ্ল্যাশ ফিল, পাওয়ার কুয়েরি ইত্যাদি ব্যবহার করে। এই নিবন্ধে, আমরা বিস্তারিতভাবে এই পদ্ধতিগুলো নিয়ে আলোচনা করবো, যাতে আপনি সহজেই আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী উপযুক্ত পদ্ধতি নির্বাচন করতে পারেন।

১. অ্যাম্পারস্যান্ড (&) অপারেটর ব্যবহার করে কলাম একত্রিত করা

অ্যাম্পারস্যান্ড (&) অপারেটরটি এক্সেলে দুটি বা ততোধিক টেক্সট স্ট্রিং একত্রিত করতে ব্যবহৃত হয়। এটি একটি সহজ এবং কার্যকর পদ্ধতি, যা দ্রুত ফলাফল প্রদান করে।

ধাপ ১: নতুন কলাম সন্নিবেশ করা

প্রথমে, আপনার ডেটার পাশে একটি নতুন কলাম সন্নিবেশ করুন যেখানে একত্রিত ডেটা প্রদর্শিত হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রথম নাম 'A' কলামে এবং শেষ নাম 'B' কলামে থাকে, তাহলে 'C' কলামে নতুন কলাম সন্নিবেশ করুন এবং এটিকে 'পূর্ণ নাম' নামে নামকরণ করুন।

ধাপ ২: ফর্মুলা প্রয়োগ করা

নতুন কলামের প্রথম ঘরে (উদাহরণস্বরূপ, C2) নিচের ফর্মুলাটি লিখুন:

=A2 & " " & B2

এই ফর্মুলায়, A2 এবং B2 সেলের মানগুলিকে একত্রিত করা হয়েছে এবং তাদের মধ্যে একটি স্পেস (" ") যোগ করা হয়েছে যাতে প্রথম নাম এবং শেষ নামের মধ্যে একটি ফাঁক থাকে।

ধাপ ৩: ফর্মুলা কপি করা

প্রথম ঘরে ফর্মুলা প্রয়োগ করার পর, সেই ঘরটি নির্বাচন করুন এবং নিচের দিকে ড্র্যাগ করুন যাতে বাকি সারিগুলিতেও ফর্মুলা প্রয়োগ হয়। এটি দ্রুত সমস্ত ডেটা একত্রিত করতে সহায়তা করবে।

ধাপ ৪: মান হিসেবে পেস্ট করা

ফর্মুলা দ্বারা প্রাপ্ত ফলাফলগুলি কপি করুন এবং একই স্থানে 'পেস্ট স্পেশাল' ব্যবহার করে 'ভ্যালুজ' হিসেবে পেস্ট করুন। এটি ফর্মুলা থেকে প্রাপ্ত ফলাফলকে স্থায়ী মানে রূপান্তরিত করবে, যা মূল ডেটা পরিবর্তন করলে প্রভাবিত হবে না।

২. CONCATENATE ফাংশন ব্যবহার করে কলাম একত্রিত করা

CONCATENATE ফাংশনটি এক্সেলের একটি পুরনো ফাংশন, যা দুটি বা ততোধিক টেক্সট স্ট্রিং একত্রিত করতে ব্যবহৃত হয়। যদিও নতুন সংস্করণে CONCAT ফাংশন এসেছে, তবে CONCATENATE এখনও অনেকের কাছে পরিচিত এবং ব্যবহৃত হয়।

ধাপ ১: নতুন কলাম সন্নিবেশ করা

আগের মতোই, একটি নতুন কলাম সন্নিবেশ করুন যেখানে একত্রিত ডেটা প্রদর্শিত হবে।

ধাপ ২: ফর্মুলা প্রয়োগ করা

নতুন কলামের প্রথম ঘরে নিচের ফর্মুলাটি লিখুন:

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

এখানে, A2 এবং B2 সেলের মানগুলিকে একত্রিত করা হয়েছে এবং তাদের মধ্যে একটি স্পেস যোগ করা হয়েছে।

ধাপ ৩: ফর্মুলা কপি করা এবং মান হিসেবে পেস্ট করা

আগের মতোই, ফর্মুলা কপি করে বাকি সারিগুলিতে প্রয়োগ করুন এবং তারপর ফলাফলগুলি মান হিসেবে পেস্ট করুন।

৩. CONCAT ফাংশন ব্যবহার করে কলাম একত্রিত করা

CONCAT ফাংশনটি এক্সেলের নতুন সংস্করণে উপলব্ধ এবং এটি CONCATENATE ফাংশনের বিকল্প হিসেবে কাজ করে। এটি একাধিক টেক্সট স্ট্রিং বা সেল রেঞ্জ একত্রিত করতে সক্ষম।

ধাপ ১: নতুন কলাম সন্নিবেশ করা

একটি নতুন কলাম সন্নিবেশ করুন যেখানে একত্রিত ডেটা প্রদর্শিত হবে।

ধাপ ২: ফর্মুলা প্রয়োগ করা

নতুন কলামের প্রথম ঘরে নিচের ফর্মুলাটি লিখুন:

=CONCAT(A2, " ", B2)

ধাপ ৩: ফর্মুলা কপি করা এবং মান হিসেবে পেস্ট করা

৪. TEXTJOIN ফাংশন ব্যবহার করে কলাম একত্রিত করা

TEXTJOIN ফাংশনটি এক্সেলের একটি শক্তিশালী ফাংশন, যা নির্দিষ্ট বিভাজক ব্যবহার করে একাধিক টেক্সট স্ট্রিং একত্রিত করতে ব্যবহৃত হয় এবং এটি ফাঁকা সেল উপেক্ষা করতে সক্ষম।

ধাপ ১: নতুন কলাম সন্নিবেশ করা

একটি নতুন কলাম সন্নিবেশ করুন যেখানে একত্রিত ডেটা প্রদর্শিত হবে।

ধাপ ২: ফর্মুলা প্রয়োগ করা (TEXTJOIN ফাংশনের মাধ্যমে)

নিচের ফর্মুলাটি C2 সেলে লিখুন (যেখানে আপনি ডেটা একত্রিত করতে চান):

=TEXTJOIN(" ", TRUE, A2, B2)

এখানে:

" " = দুটি ডেটার মাঝে একটি স্পেস যোগ করার জন্য।
TRUE = ফাঁকা সেল থাকলে সেটিকে উপেক্ষা করবে।
A2, B2 = একত্রিত করতে চাওয়া সেলসমূহ।

ধাপ ৩: ড্র্যাগ করে নিচে কপি করা

এই ফর্মুলাটি নিচের সারিতে প্রয়োগ করার জন্য মাউস দিয়ে নিচের দিকে ড্র্যাগ করুন।

৫. Flash Fill ব্যবহার করে ডেটা একত্রিত করা

Flash Fill এক্সেলের একটি স্মার্ট ফিচার যা আপনি কী করতে চাইছেন, সেটি অনুমান করে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ করে।

ধাপ ১: একত্রিত ফলাফল ম্যানুয়ালি লিখুন

উদাহরণস্বরূপ, যদি A2 সেলে লেখা থাকে Rahim এবং B2 সেলে Uddin, তাহলে C2 সেলে ম্যানুয়ালি লিখুন:

Rahim Uddin

ধাপ ২: Flash Fill চালু করা

পরবর্তী সেল (C3) সিলেক্ট করুন এবং Home ট্যাব > Editing গ্রুপ > Fill > Flash Fill এ যান, অথবা সরাসরি Ctrl + E চাপুন।

Flash Fill স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিচের সকল সারিতে একই প্যাটার্ন অনুসরণ করে পূরণ করে দেবে।

সুবিধা

ফর্মুলা লিখতে হয় না।
সময় সাশ্রয়ী।

সীমাবদ্ধতা

জটিল ডেটা হলে ভুল হতে পারে।
ডেটা আপডেট করলে আবার Flash Fill চালাতে হতে পারে।

৬. Power Query ব্যবহার করে কলাম একত্রিত করা

Power Query জটিল ডেটা রূপান্তর ও বিশ্লেষণের জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি মূলত প্রফেশনাল ইউজারদের জন্য বেশি উপযোগী।

ধাপ ১: ডেটা সিলেক্ট করে Power Query তে পাঠানো

আপনার টেবিল বা রেঞ্জটি সিলেক্ট করুন।
Data ট্যাব > Get & Transform Data গ্রুপ > From Table/Range ক্লিক করুন।

ধাপ ২: Power Query এ কলাম একত্রিত করা

Power Query Editor ওপেন হলে, দুইটি কলাম সিলেক্ট করুন (Ctrl চেপে)।
তারপর Transform ট্যাব > Merge Columns ক্লিক করুন।
Separator হিসেবে Space ( ) নির্বাচন করুন এবং নতুন কলামের নাম দিন (যেমন “Full Name”)।

ধাপ ৩: এক্সেলে রিটার্ন করা

Home ট্যাবে গিয়ে Close & Load ক্লিক করুন।
এখন এক্সেলের একটি নতুন ওয়ার্কশীটে ডেটা চলে আসবে।

৭. IF ফাংশনের মাধ্যমে শর্তযুক্ত একত্রিতকরণ

অনেক সময় এমন হতে পারে যে, আপনি শুধু তখনই ডেটা একত্রিত করতে চান যখন নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হয়।

উদাহরণ: যদি B কলামে কিছু লেখা থাকে, তাহলে A ও B একত্রিত হবে, নইলে শুধু A।

=IF(B2<>"", A2 & " " & B2, A2)

ব্যাখ্যা

B2<>"" = দেখে B2 ফাঁকা নয়।
যদি ফাঁকা না হয়, তাহলে A2 ও B2 একত্রিত হবে।
নইলে শুধু A2 দেখাবে।

৮. Array Formula বা ডাইনামিক অ্যারে ব্যবহার

যদি আপনি Office 365 বা Excel 2021 ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি একসাথে একটি পূর্ণ কলাম একত্রিত করতে পারেন ডাইনামিক অ্যারে দিয়ে।

উদাহরণ:

=TEXTJOIN(" ", TRUE, A2:A100 & " " & B2:B100)

এটি একটি একক সেলে পুরো 100টি সারির পূর্ণ নাম একত্রে দেখাবে।

৯. ভুল সংশোধন ও সতর্কতা

#VALUE! Error: যদি ডেটা টাইপ সঠিক না হয় (যেমন, নন-টেক্সট সেল), তাহলে সমস্যা হতে পারে। চেষ্টা করুন TEXT() ফাংশন দিয়ে রূপান্তর করতে।
#NAME? Error: ভুল বানানে ফাংশন লিখলে এমন হয়।
Formatting Issue: একত্রিত ডেটার পর ভিজ্যুয়াল ফরম্যাট ঠিক রাখতে Custom Formatting প্রয়োগ করুন।

১০. Excel এ ডেটা মেলানোর সেরা অনুশীলন (Best Practices)

Column Header দিন: বোঝার সুবিধার জন্য কলামে নাম দিন (যেমন First Name, Last Name, Full Name)।
Always Use TRIM(): অপ্রয়োজনীয় স্পেস দূর করতে TRIM() ফাংশন ব্যবহার করুন:
```
=TRIM(A2) & " " & TRIM(B2)
```
ডেটা ক্লিনিং করুন: একত্রিত করার আগে ডেটা ক্লিন থাকলে ভুলের সম্ভাবনা কমে।
Validate Your Data: ফর্মুলা প্রয়োগের পর ছোট কিছু নমুনা ম্যানুয়ালি চেক করুন।
পোর্টেবল ফর্মুলা ব্যবহার করুন: যাতে আপনি অন্যান্য ওয়ার্কশীটে কপি করলে কাজ করে।

১১. মোবাইলে Excel ব্যবহার করে কলাম মেলানো

বাংলাদেশের অনেক ইউজার মোবাইল অ্যাপেই Excel ব্যবহার করেন। নিচে মোবাইল সংস্করণে কলাম মেলানোর নির্দেশনা:

Microsoft Excel অ্যাপ ওপেন করুন।
প্রয়োজনীয় ফাইল খুলুন।
যে ঘরে ফর্মুলা লিখতে চান সেটিতে ট্যাপ করুন।
কীবোর্ডে = চিহ্ন চাপুন এবং ফর্মুলা লিখুন (যেমন =A2 & " " & B2)।
ফর্মুলা এন্টার দিন।
সেল সিলেক্ট করে নিচে টেনে দিন (AutoFill)।

১২. Excel এ দুই কলামের ডেটা মেলানোর রিয়েল-ওয়ার্ল্ড ব্যবহার

ক্ষেত্র	ব্যবহার
শিক্ষাপ্রতিষ্ঠান	শিক্ষার্থীর নাম একত্রিত করা (First + Last Name)
ব্যবসা	গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা একত্রিত করা
ব্যাংকিং	অ্যাকাউন্ট হোল্ডারের নাম ও হিসাব নম্বর একত্রিত করা
চাকরির আবেদন	প্রার্থীর নাম ও পরিচয়পত্র নম্বর একত্রিত করে যাচাই
ডেলিভারি লিস্ট	প্রাপক + ঠিকানা একত্রিত করে প্রিন্ট

১৩. Excel-এ একত্রিত ডেটা প্রিন্ট ও রপ্তানি (Export)

একবার ডেটা একত্রিত হয়ে গেলে আপনি চাইলে সেই ডেটা PDF, CSV, বা অন্য Excel ফাইলে রপ্তানি করতে পারেন:

CSV Export: File > Save As > File Format > CSV
PDF Export: File > Export > Create PDF/XPS Document

১৪. চূড়ান্ত পরামর্শ

বাংলাদেশে যারা অফিসিয়াল কাজ, ব্যবসা বা শিক্ষাগত ডেটা নিয়ে কাজ করেন—তাদের জন্য Excel-এর এই "দুই কলামের ডেটা একত্রিত করা" প্রক্রিয়াটি জানা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সঠিক ফর্মুলা, ডেটা ক্লিনিং এবং যাচাই ছাড়া ফলাফল ভুল হতে পারে।

সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি:

নতুন ইউজারদের জন্য 👉 Flash Fill বা =A2 & " " & B2 ফর্মুলা
অভিজ্ঞদের জন্য 👉 TEXTJOIN অথবা Power Query

"Excel-এ দুই কলামের ডেটা মেলাবেন কিভাবে"—এই প্রশ্নের উত্তর খুঁজছেন এমন ব্যবহারকারীদের জন্য আমরা উপরের প্রতিটি পদ্ধতি বিস্তারিতভাবে ব্যাখ্যা করেছি। আপনি আপনার প্রয়োজন এবং Excel-এর ভার্সনের উপর ভিত্তি করে উপযুক্ত পদ্ধতি বেছে নিতে পারেন।

এই নির্দেশনাগুলো অনুসরণ করে আপনি আপনার কাজকে আরো গতি দিতে পারবেন এবং ডেটা প্রক্রিয়াকরণে দক্ষতা অর্জন করতে পারবেন।

মাইক্রোসফট এক্সেল -এ দুই কলামের ডেটা মেলাবেন যেভাবে